Spotkania i powrót do klienta: CRM, który pilnuje terminów
Rezerwacje z trzech kalendarzy same trafiają do CRM, odwołane spotkania zamieniają się w zadania, a klient, który odmówił, wraca na listę po 30, 60 i 90 dniach.
W skrócie
| Proces | rezerwacja konsultacji, odwołania i przełożenia, kontakt po odmowie |
|---|---|
| Narzędzia | TidyCal, Make, Airtable, automatyzacje Airtable |
| Języki | trzy kalendarze — polski, angielski, ukraiński — w jednym CRM |
| Wynik | każde spotkanie w CRM bez duplikatów, żadne odwołanie bez reakcji, żaden kontakt zamknięty na zawsze |
Punkt wyjścia
Konsultacje umawiane są przez kalendarz online — w trzech językach. Bez automatyzacji każdą rezerwację trzeba było przepisać do CRM, sprawdzić, czy ta osoba nie pisała już wcześniej przez formularz, i pamiętać o odwołaniach.
Najwięcej uciekało jednak po spotkaniu. Klient, który mówi „jeszcze nie teraz”, często wraca po kilku tygodniach — pod warunkiem, że ktoś się do niego odezwie. A o tym łatwo zapomnieć.
Jak to działa
Rezerwacja trafia do CRM. Scenariusz co godzinę sprawdza nowe spotkania we wszystkich trzech kalendarzach — przy konsultacjach umawianych z wyprzedzeniem to w zupełności wystarcza.
System szuka osoby po adresie e-mail. Jeśli ktoś wcześniej wypełnił formularz, jego karta przesuwa się do etapu „konsultacja umówiona” z datą spotkania i krokiem „przygotować się do konsultacji”. Jeśli to nowa osoba — powstaje nowa karta. Bez duplikatów.
Odwołanie nie zostaje bez reakcji. Gdy klient odwoła spotkanie, karta wraca w CRM z zadaniem „zaproponować nowy termin”. Przełożone spotkanie aktualizuje się w CRM tak samo jak nowa rezerwacja.
Powrót do klienta po 30, 60 i 90 dniach
Gdy klient po rozmowie odmawia, oznaczamy kartę jako przegraną i wpisujemy powód. Od tego momentu wszystko dzieje się samo:
- data odmowy zapisuje się automatycznie,
- CRM wylicza terminy kontaktu po 30, 60 i 90 dniach,
- codziennie o 8:00 przychodzi mail z listą osób, do których trzeba się dziś odezwać — tylko wtedy, gdy ktoś na niej jest,
- po trzecim kontakcie osoba wypada z listy na stałe, a jeśli wcześniej wróci do rozmów, przypomnienia wyłączają się same.
Przypomnienie trafia do nas, nie do klienta. To świadoma decyzja: odmowa to delikatny moment, a wiadomość, która nawiązuje do konkretnej rozmowy, działa lepiej niż szablon. Automat pilnuje terminu, człowiek pisze treść.
Ta część działa w całości w automatyzacjach Airtable, więc nie zużywa operacji w Make.
Co się zmieniło
- Każde spotkanie jest w CRM. Rezerwacja z dowolnego z trzech kalendarzy sama przesuwa kartę klienta do właściwego etapu.
- Jedna osoba, jedna karta. Kto najpierw wypełnił formularz, a potem zarezerwował termin, nie tworzy duplikatu.
- Przed rozmową wiemy, z kim rozmawiamy. Na karcie jest źródło, język i wszystko, co klient wcześniej napisał.
- Odwołane spotkanie nie znika. Zamienia się w zadanie zaproponowania nowego terminu.
- Odmowa nie zamyka kontaktu. Klient wraca na listę po 30, 60 i 90 dniach, a lista działa także w aplikacji na telefonie — można dzwonić prosto z niej.
- Pilne widać od razu. Karty w kanbanie są oznaczone kolorami i posortowane według terminów.
Dane do decyzji
Panel sprzedaży w CRM pokazuje na jednym ekranie etapy i wartość szans sprzedaży, źródła klientów oraz powody przegranych. Liczy też, ile osób po odmowie wróciło do rozmów — po kilku miesiącach wiadomo, czy powroty do klientów się opłacają.
Źródła pokazują, który kanał przynosi rozmowy, więc wiadomo, gdzie wydawać budżet na reklamę. Powody przegranych pokazują, co poprawić w ofercie. To dane, których nie da się zebrać z pamięci.