Agencja, freelancer czy software house? Kto powinien zautomatyzować Twój proces
Wpisujesz w wyszukiwarkę „automatyzacja procesów” i dostajesz wszystko naraz: profile freelancerów, agencje, software house’y z portfolio aplikacji mobilnych. Każdy z nich zrobi „automatyzację”, ale efekt, który dostaniesz po miesiącu, będzie zupełnie inny.
Krótka odpowiedź
Freelancer sprawdzi się przy jednym prostym połączeniu dwóch narzędzi, jeśli sam umiesz opisać, czego chcesz. Agencja automatyzacji to najlepszy wybór, gdy chcesz, żeby cały proces działał sam: od analizy, przez budowę w Twoich narzędziach i testy, po dokumentację i opiekę po starcie. Software house wybierasz wtedy, gdy potrzebujesz zupełnie nowej aplikacji.
Dla większości firm usługowych, które chcą odzyskać czas zespołu, właściwym wyborem jest agencja.
Freelancer
Jedna osoba, zwykle znaleziona przez polecenie albo na platformie typu Useme czy Upwork. Rozlicza się za godzinę albo za zlecenie. Przy dobrze opisanym, małym zadaniu to szybka droga.
Dobre zastosowania to na przykład przesyłanie zgłoszeń z formularza do arkusza, powiadomienie na Slacku po nowym zamówieniu albo kopiowanie kontaktów między dwoma systemami. Jeden scenariusz, mało wyjątków.
Ograniczenia biorą się z tego, że to jedna osoba. Gdy zachoruje albo weźmie większe zlecenie, nikt jej nie zastąpi. Analizę procesu, dokumentację i testy na różnych przypadkach zwykle musisz zamówić osobno albo zrobić sam. Bywa też, że scenariusze powstają na prywatnym koncie wykonawcy. Wtedy firma płaci za automatyzację, której formalnie nie posiada.
Agencja automatyzacji
Agencja buduje automatyzacje na platformach takich jak Make, n8n albo Zapier i łączy je z narzędziami, które już masz: CRM-em, skrzynką, kalendarzem, arkuszem. Zaczyna od zrozumienia procesu, a kończy na rozwiązaniu, które działa bez pilnowania.
To właściwy wybór, gdy automatyzujesz cały proces. Przykład to droga od zapytania do umówionej rozmowy: odpowiedź do klienta w minutę, przypisanie handlowca, przypomnienie po trzech dniach i rozpoznanie, że klient już odpisał. Takich warunków i wyjątków jest zwykle kilkanaście. Ktoś musi je przemyśleć, zanim powstanie pierwszy scenariusz, i w tym agencja ma przewagę.
Jak to wygląda w AIROX
- Wspólna analiza procesu. Na bezpłatnej konsultacji przechodzimy razem przez to, jak proces przebiega dziś, łącznie z wyjątkami, których nikt nie spisał.
- Indywidualne podejście. Projekt od pierwszej rozmowy do końca prowadzi ta sama osoba. Budujemy pod Twoją firmę, a nie z gotowego szablonu.
- Twoje narzędzia i Twoje konta. Nie musisz niczego wymieniać, a wszystko, co powstaje, należy do Ciebie.
- Stała cena przed startem. Jedna kwota za ustalony zakres, bez dopłat w trakcie. Pakiety znajdziesz w cenniku.
- Dokładne testy. Każdy scenariusz sprawdzamy na wszystkich przypadkach z mapy procesu, zanim trafi do zespołu.
- Dokumentacja i mapa procesu. Wiesz, co działa automatycznie, a co nadal robi człowiek, i masz to na piśmie.
- Opieka po starcie. Przez 14 dni po uruchomieniu, a przy systemie przez 30, dopracowujemy wszystko, co wyjdzie w codziennej pracy. Potem możesz wybrać stałą opiekę.
Dobieramy też technologię do kroku: zwykłą regułę tam, gdzie wystarczy, a model AI tam, gdzie naprawdę skraca pracę. Więcej o tym w tekście Reguła czy agent AI.
Agencja nie jest najtańszą opcją na rynku. Wdrożenie, które odzyskuje zespołowi kilka godzin w tygodniu, zwraca się jednak zwykle w ciągu kilku miesięcy i dalej pracuje. Swój proces możesz policzyć w kalkulatorze zwrotu.
Software house
Software house pisze oprogramowanie od zera: aplikację webową, mobilną, własny system dla firmy. Pracuje zespołem (programiści, tester, kierownik projektu) i zwykle liczy projekt w tygodniach albo miesiącach.
Wybierasz go, gdy budujesz własny produkt dla klientów albo potrzebujesz aplikacji, której po prostu nie ma na rynku. Po wdrożeniu każdą zmianę w kodzie robi programista, więc utrzymanie jest stałym kosztem. Zamawianie software house’u do połączenia formularza z CRM-em to jak zamawianie architekta do przesunięcia szafy.
Jak wybrać w praktyce
Zacznij od dwóch pytań. Pierwsze: czy potrzebujesz czegoś, czego nie ma na rynku, czy połączenia rzeczy, które już masz? Drugie: czy chodzi o jeden krok, czy o cały proces z wyjątkami?
| Sytuacja | Kto |
|---|---|
| Formularz ma wysyłać zgłoszenia do arkusza | freelancer |
| Obsługa zapytań od formularza do umówionej rozmowy | agencja |
| Follow-up po wysłanej ofercie | agencja |
| Onboarding klienta w kilku narzędziach | agencja |
| Chatbot odpowiadający z bazy wiedzy firmy | agencja |
| Cotygodniowy raport z kilku źródeł | agencja |
| Własna aplikacja, którą sprzedajesz innym firmom | software house |
Ważniejsze od etykiety jest to, czy wykonawca najpierw pyta o Twój proces. Tak zaczynamy każdą współpracę: od rozmowy o tym, jak pracujecie, a cenę podajemy dopiero po niej.
Pytania przed podpisaniem umowy
Zadaj je każdemu wykonawcy, z którym rozmawiasz. Odpowiedzi szybko pokazują, kto zna się na rzeczy.
- Na czyim koncie powstanie automatyzacja? Dobra odpowiedź brzmi: na Twoim.
- Co dokładnie jest w cenie? Analiza, liczba procesów i integracji, testy, dokumentacja, instrukcja dla zespołu.
- Co się dzieje po uruchomieniu? Ile dni poprawek jest w cenie i jak wygląda opieka później.
- Czy dostanę mapę procesu i opis tego, co powstało?
- Kto konkretnie będzie nad tym pracował? Czy ta sama osoba, z którą rozmawiasz na początku?
- Jak wygląda odbiór? Czy zatwierdzasz wdrożenie dopiero wtedy, gdy wszystko działa tak, jak ustaliliście?
W AIROX odpowiedź na każde z tych pytań znajdziesz w ofercie, zanim cokolwiek podpiszesz.
Sygnały ostrzegawcze
- Cena podana przed pierwszą rozmową o procesie albo wyłącznie jako „od”.
- Brak pytań o wyjątki: co ma się stać, gdy klient odpisze, gdy dane są niepełne, gdy ktoś jest na urlopie.
- Propozycja modelu AI w każdym kroku procesu, bez wyjaśnienia, po co.
- Praca na koncie wykonawcy bez planu przeniesienia na Twoje.
- Brak choćby jednego opisanego wdrożenia, które można obejrzeć. Nasze znajdziesz w realizacjach.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda u Ciebie, umów bezpłatną konsultację. W 30 minut przejdziemy razem przez jeden proces i dowiesz się, ile czasu może odzyskać Twój zespół.
Najczęstsze pytania
Stawka freelancera bywa niższa, ale porównuj cały koszt wdrożenia. W agencji w cenie są zwykle analiza procesu, testy przed uruchomieniem, dokumentacja i poprawki po starcie. U freelancera te elementy często trzeba dokupić albo zrobić samemu. Liczy się też to, po ilu miesiącach wdrożenie się zwróci, a to zależy od tego, jak dobrze proces został przemyślany.
Agencja automatyzacji łączy narzędzia, których już używasz, w jeden działający proces na platformach takich jak Make czy n8n. Software house pisze oprogramowanie od zera. Przy typowych procesach w firmie usługowej, takich jak obsługa zapytań, follow-up, onboarding czy raporty, agencja dowozi efekt szybciej i taniej.
Na Twoim. Scenariusze, arkusze i konta w narzędziach powinny należeć do firmy, a wykonawca dostaje do nich dostęp na czas pracy. Tak pracujemy w AIROX: wszystko, co budujemy, zostaje Twoją własnością.
Analizę procesu na konsultacji, mapę procesu, budowę w Twoich narzędziach, testy przed uruchomieniem, dokumentację, instrukcję dla zespołu i okres poprawek po starcie: 14 dni, a przy systemie 30. Cenę ustalamy przed startem i jest ona stała. Szczegóły pakietów są w cenniku.
Tak. Jeśli automatyzacja działa na Twoim koncie i ma opis, agencja przejmie ją i rozbuduje bez budowania od zera. Na konsultacji możemy też przejrzeć to, co już działa, i wskazać, co warto rozbudować.
W AIROX automatyzacja jednego kroku zajmuje 5 dni roboczych, a całego procesu 10 dni roboczych od otrzymania dostępów. Przy systemie łączącym kilka procesów termin ustalamy przy wycenie.
Przez pięć lat budował operacje w WebWave: od stworzenia działu wsparcia od zera po stanowisko Head of Operations i integrację po przejęciu firmy. Przy porządkowaniu procesów zauważył, ile czasu zabierają czynności, które nikogo nie rozwijają — i że narzędzia zdolne je przejąć już istnieją. Absolwent finansów przedsiębiorstw w SGH.
Profil na LinkedIn →